Deposito legale dei libri. Come si fa?

Deposito legale dei libri in Italia 

Mi raccomando, non dimenticare il deposito legale dei libri che pubblichi. Se hai pubblicato o stai per pubblicare un libro (che sia con una casa editrice, tramite una tipografia, o in self-publishing) c’è una cosa importante che devi sapere: il deposito legale è un obbligo di legge. Non è una formalità facoltativa o una scelta lasciata al buon cuore dell’autore. È una procedura prevista dalla normativa italiana, precisamente dalla Legge 106 del 2004 e dal relativo Regolamento attuativo (D.P.R. 252/2006).

Il  deposito legale serve a garantire che ogni opera pubblicata venga conservata e archiviata a scopi culturali e storici. È uno strumento che tutela la memoria editoriale del nostro Paese: permette alle biblioteche nazionali e regionali di raccogliere, catalogare e rendere accessibile al pubblico il patrimonio librario italiano, compreso anche quello meno diffuso o autoprodotto. L’obbligo non riguarda solo le grandi case editrici. Secondo la legge, il deposito legale spetta a chiunque “metta in circolazione” un’opera: quindi gli editori, i tipografi (quando pubblicano per conto terzi) ma anche gli autori autopubblicati. Se hai deciso di pubblicare il tuo libro in autonomia, sei tu il responsabile del deposito.

È fondamentale conoscerlo fin dall’inizio, perché non rispettarlo comporta delle conseguenze, anche economiche, di cui ti parlerò più avanti. Prima, però, vediamo insieme come funziona nel concreto questo obbligo.

A chi spetta il deposito legale dei libri? 

Una delle domande che mi vengono poste più spesso è: “Ma chi deve occuparsi, concretamente, del deposito legale?” La risposta dipende da come e da chi viene pubblicato il libro.

Se pubblichi con casa editrice 

Se pubblichi con una casa editrice tradizionale, il compito spetta all’editore. È lui che ha l’obbligo legale di depositare le copie previste entro i termini stabiliti dalla legge. In genere, gli editori sanno già come gestire questa procedura, anche se ti consiglio sempre di chiedere conferma che venga effettivamente eseguita.

Se ti rivolgi a una tipografia 

Diverso il discorso se ti rivolgi a una tipografia per stampare il libro, magari per conto tuo o per un’associazione: in quel caso, la responsabilità può ricadere anche sul tipografo, ma solo se è lui ad aver commissionato o prodotto l’opera per la distribuzione.  Se invece sei tu l’autore-committente, cioè colui che ha deciso cosa stampare, quando e come distribuirlo, allora il deposito legale diventa una tua responsabilità diretta.

In caso di autopubblicazione 

E nel caso di autopubblicazione?  Se hai scelto di pubblicare tramite Amazon KDP o qualsiasi altra piattaforma di print-on-demand (POD), sei tu, autore e committente, a dover provvedere al deposito. Anche se la stampa avviene all’estero o tramite servizi automatizzati, non cambia nulla: la legge italiana ti riconosce comunque come soggetto obbligato, perché sei tu a “mettere in circolazione” l’opera.

Quindi, se pubblichi in self-publishing, non pensare che la piattaforma si occupi del deposito legale al posto tuo. Spesso non lo fa, e il rischio è di trovarti inadempiente senza nemmeno saperlo. Ti spiegherò tra poco cosa devi fare per metterti in regola, ma per ora tieni bene a mente questo: se sei tu a decidere di pubblicare, sei anche tu a dover depositare.

Il deposito legale di libri pubblicati su Amazon 

Se hai pubblicato il tuo libro con Amazon KDP, oppure stai pensando di farlo, c’è una cosa che devi sapere con certezza: il deposito legale è comunque obbligatorio, anche se pubblichi in self-publishing e anche se il libro viene stampato all’estero.

Il fatto che spesso Amazon stampi il tuo libro fuori dall’Italia o che tu lo venda solo online non ti esonera dall’obbligo. Secondo la normativa italiana, ciò che conta è che l’opera venga messa in commercio o distribuita sul territorio italiano. Se è disponibile per il pubblico italiano (anche solo in formato cartaceo on demand), devi depositarla. E sì, sei tu l’unico responsabile, perché in questo caso agisci come autore ed editore allo stesso tempo.

Con Amazon, è importante distinguere tra formato cartaceo ed ebook. Il deposito legale degli ebook, al momento, non è obbligatorio, mentre per il libro stampato sì. Anche se la piattaforma ti assegna un ASIN, per la legge italiana il riferimento resta sempre l’ISBN (se l’hai richiesto) e la messa in commercio del cartaceo.

Un altro punto chiave: Amazon non effettua il deposito legale per te. Non è incluso nel servizio KDP, né per le versioni italiane né per quelle internazionali. Lo stesso vale per altre piattaforme di POD, a meno che non sia esplicitamente previsto. Non dare mai per scontato che sia incluso. Quindi, prima di pubblicare, controlla bene cosa dice il contratto della piattaforma che stai usando. E, se non trovi informazioni chiare, chiedi direttamente al loro supporto clienti. Nel dubbio, meglio fare tu il deposito e stare tranquillo, piuttosto che rischiare una sanzione per omissione.

Deposito legale per gli e‑book 

Se ti stai chiedendo: “Devo depositare anche l’ebook del mio libro?” La risposta, per il momento, è no: il deposito legale degli ebook non è obbligatorio in Italia, almeno secondo la normativa attuale.

Questo vale sia se hai pubblicato il tuo ebook su Amazon KDP, su altre piattaforme digitali come Kobo, Apple Books o Google Play, sia se lo distribuisci dal tuo sito personale. Al contrario del cartaceo, l’ebook non rientra (ancora) tra le pubblicazioni soggette a obbligo di deposito.

Detto questo, la situazione potrebbe cambiare in futuro. Negli ultimi anni, le istituzioni stanno riflettendo su come adeguare il deposito legale all’evoluzione digitale dell’editoria. L’idea di estendere l’obbligo anche ai formati digitali – come EPUB, PDF o MOBI –  è già sul tavolo, e potrebbe trasformarsi in legge in tempi non troppo lontani.

Per questo motivo, ti consiglio di tenere d’occhio i siti ufficiali, come quello della Direzione Generale Biblioteche o della Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze. Sono le fonti più affidabili per restare aggiornato su eventuali modifiche legislative.

Nel frattempo, puoi scegliere comunque di depositare il tuo ebook in modo volontario, per garantire una maggiore tracciabilità e tutela della tua opera nel tempo. Ma, ripeto, non è un obbligo legale, almeno per ora.

5. Come si effettua il deposito legale (libri cartacei) 

Come si fa, concretamente, il deposito legale di un libro cartaceo? Non è complicato, ma richiede un po’ di attenzione ai dettagli. Ci sono regole precise su quante copie inviare, a chi spedirle, in che tempi e con quali modalità.

Quante copie e dove inviarle 

La quantità di copie da depositare dipende da quante ne stampi e da come pubblichi il libro.

Se stampi più di 200 copie

Questa è la situazione che riguarda le case editrici o le pubblicazioni con una buona tiratura. In questo caso, sei tenuto a inviare 2 copie del libro:

1 copia  alla Biblioteca Nazionale Centrale di Roma
1 copia alla Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze

In aggiunta, in base alla regione in cui il libro viene stampato, potresti dover spedire altre copie alle biblioteche di conservazione locali, come indicato nei regolamenti regionali. In totale, possono essere fino a 4 copie.

Se stampi fino a 200 copie o pubblichi in autoproduzione

Se sei un autore autopubblicato o stai pubblicando una tiratura limitata, la legge ti riconosce un esonero parziale. In questo caso, devi inviare:

1 copia alla Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze
1 copia alla Biblioteca di deposito della tua regione (archivio regionale competente)

 Questa è la situazione più comune per chi pubblica su Amazon KDP o tramite POD.

In entrambi i casi, le copie devono essere identiche a quelle messe in vendita, ma devono essere inviate fuori commercio, ossia senza finalità di vendita.

Modalità e tempistiche 

Una volta capito quante copie inviare e dove, ecco come preparare e spedire tutto correttamente.

Come preparare il plico

Ogni copia deve essere accompagnata da un modulo che riporta:

• Titolo del libro
• Nome dell’autore e dell’eventuale editore
• Luogo e data di pubblicazione
• Numero di copie stampate (tiratura)
• Codice ISBN (se presente)

Il modulo può essere scaricato dai siti ufficiali delle biblioteche nazionali oppure compilato a mano seguendo un modello standard.

Sulle copie va riportata una dicitura ben precisa, che puoi scrivere a penna o stampare su un’etichetta:

“Esemplare fuori commercio per il deposito legale ai sensi della legge 15 aprile 2004, n. 106”.

Ogni libro va inserito in un plico chiuso, insieme al modulo, e spedito come raccomandata o posta ordinaria.

Entro quanto tempo va fatto il deposito?

La legge è molto chiara anche su questo punto: hai 60 giorni di tempo dalla data della prima distribuzione al pubblico. In pratica, il conto parte dal momento in cui il libro è effettivamente disponibile per la vendita, che sia in libreria, sul tuo sito o su Amazon.

Rispetta questa scadenza: un deposito tardivo può essere comunque valido, ma non ti mette al riparo da eventuali sanzioni (te ne parlerò nel prossimo paragrafo).

Sanzioni in caso di mancato deposito legale 

Il deposito legale non è solo una formalità: se non lo fai, rischi una sanzione amministrativa. La legge prevede una multa che può arrivare fino a 1.500 € per ogni copia non depositata. In alcuni casi, la sanzione può essere calcolata come il valore commerciale del libro moltiplicato fino a 15 volte. Insomma, non è una cifra da prendere alla leggera.

E non pensare che, se non lo fai, la questione finisca lì: anche in caso di inadempimento, resta comunque l’obbligo di depositare. Questo significa che, oltre a pagare la sanzione, dovrai comunque inviare le copie richieste alle biblioteche competenti.

C’è però una piccola nota positiva: se ti accorgi del mancato deposito e provvedi spontaneamente prima che ti venga contestata l’infrazione, la sanzione può essere ridotta o, in alcuni casi, evitata del tutto. L’importante è agire in fretta e rispettare le procedure previste. La morale è semplice: meglio fare il deposito subito e dormire sonni tranquilli, piuttosto che rischiare di pagare molto di più dopo.

Il deposito legale ha anche un valore culturale importante: garantisce che la tua opera venga catalogata, conservata e resa accessibile al pubblico nelle biblioteche nazionali e regionali, diventando parte del patrimonio editoriale italiano. In altre parole, è anche un modo per dare al tuo libro una vita più lunga e una visibilità diversa da quella puramente commerciale.

Il mio consiglio finale è semplice: verifica sempre i contratti con editori o piattaforme di pubblicazione per capire se il deposito è incluso, e tieni d’occhio le normative aggiornate sui siti ufficiali. Così eviterai brutte sorprese e saprai di aver fatto tutto nel rispetto della legge… e della cultura.

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